Unifier vos 5 BU
dans un outil pensé pour votre métier.
De la prospection à l'encaissement, une fiche client unique, un Flag Hub sur-mesure et un CRM moderne — conçus avec vous pour absorber votre croissance.
Votre contexte.
FLAG Finance accompagne plus de 300 startups de la French Tech à travers quatre Business Units : financements non-dilutifs (FIN), fiscalité R&D (RED), levée de fonds Equity et NanoVC, et depuis 2026 une offre de DAF à temps partagé en cours de lancement. La trajectoire 2026 est claire : diversifier les relais de croissance, accompagner les clients dans la durée — jusqu'à leur transmission — et bâtir une offre récurrente qui complète le modèle historique en success fees.
Concrètement, FLAG opère avec une constellation d'outils hétérogènes qui gravitent autour de ses différentes BU : HubSpot pour le CRM (sous-exploité, 4 utilisateurs actifs sur 15), un Google Sheets central — le FlagHub — qui concentre le suivi de production, la facturation et les KPIs (maîtrisé quasi-exclusivement par Casimir), Airtable pour la base investisseurs Equity, Lemlist pour l'outbound, Pennylane pour la compta, ainsi que des Excel personnels et Trello pour le suivi quotidien des STMs. Ces outils tiennent aujourd'hui grâce à la vigilance individuelle de quelques personnes-clés. Ils ne tiendront pas à 300+ clients.
Méthodologie
de l'audit.
Une démarche d'immersion structurée, en proximité directe avec les équipes FLAG — du COMEX aux partners en passant par le growth, l'admin et le design.
menés en visio
du 22 janvier au 31 mars 2026
interviewés
audités en profondeur
Périmètre couvert
Synthèse transversale.
5 constats structurants, partagés à travers toutes les BU, qui forment le socle du diagnostic.
Un outillage en dette : fragmenté, sous-exploité et instable
Quatre outils servent aujourd'hui de source de vérité selon la BU : HubSpot côté commerce, FlagHub Google Sheet côté production FIN/RED, Airtable côté Equity, fichiers Excel côté NanoVC — sans connexion structurée entre eux. Sur l'usage : HubSpot est utilisé essentiellement comme un répertoire de cartes de visite enrichies manuellement pendant la réunion commerciale hebdomadaire ; les tâches, rappels automatiques, séquences et propriétés structurées sont absents ou inexploités. Sur la technique : le FlagHub GSheet a atteint ses limites, avec des statuts qui ne reflètent plus la réalité, des performances dégradées, et un travail multi-utilisateur fragile.
Pas de fiche client 360° cross-BU
Aucun collaborateur ne peut, sur un client donné, voir l'ensemble des interactions et missions en cours sur les 4 BU. Quand Steven négocie un contrat DAF avec un prospect qui est en parallèle en discussion Equity et déjà signé en FIN, il n'a aucune visibilité native sur ce qui se passe ailleurs — risque de friction commerciale, opportunités d'upsell ratées, posture interlocuteur incohérente. Cette absence de vue consolidée est le frein le plus structurant à la stratégie cross-BU revendiquée par FLAG.
Dépendance aux individus & qualité hétérogène de la donnée
Le fonctionnement commercial repose sur quelques personnes-clés qui font tenir le système à la main. Morgane prépare la revue commerce chaque semaine en passant manuellement tous les deals un par un, faute d'automatisation et de discipline collective sur les dates de relance. Quand un dossier doit être récupéré (vacances, départ, passage en prod), la passation dépend du temps disponible de la personne qui le portait. La qualité de la donnée varie selon qui saisit : certains documentent finement, d'autres pas. Le knowledge client se retrouve éclaté entre les outils, les notes personnelles et les mémoires individuelles, et chaque collaborateur doit s'adapter aux pratiques de son interlocuteur plutôt qu'à un standard partagé.
Mémoire d'entreprise faible & pratiques non harmonisées
Le contexte client se perd à chaque passation : entre commerce et production (les chargés de prod n'ont pas accès à HubSpot), entre BU, entre collaborateurs. Les outils sous-exploités le sont souvent parce que les comportements ne sont pas alignés — créer son deal, déclencher ses transcripts, poser ses notes dans le CRM, mettre à jour ses statuts : ce sont des pratiques individuelles variables. Sans ownership collectif des outils ni rituels partagés, le meilleur outil restera sous-exploité.
Pilotage de production hétérogène entre BU
Chaque BU a inventé son propre langage et ses propres outils de suivi : FIN/RED gère un cycle long avec kick-off / audit / chiffrage / livrable / dépôt et des dossiers parfois rouverts post-contrôle ; Equity pilote un Kanban Airtable de campagnes Push/Gravity ; DAF construit un modèle d'abonnement avec cycle setup puis run mensuel ; NanoVC fonctionne sur un GSheet ad hoc. Pas de vocabulaire commun, pas de pilotage consolidé, pas de visibilité direction sur la santé globale du portefeuille — ni sur la rentabilité par BU, par mission ou par client.
Vision cible globale.
Une architecture en trois piliers, pensée pour absorber la croissance FLAG sans changer d'outil dans 2 ans.
La vision cible s'articule autour de trois piliers : un CRM professionnel et maintenu, qui gère le cycle commercial de la prospection à la signature ; le Flag Hub, outil de production sur-mesure développé par Alfred, qui prend le relais dès la signature et orchestre l'ensemble des missions à travers les 5 BU autour d'une fiche client 360° unique ; les outils satellites (Lemlist pour l'acquisition, Airtable assaini pour le knowledge investisseurs, DocuSign, Pennylane) qui restent à leur place mais s'intègrent proprement à l'écosystème.
Le phasage T1a / T1b / T2 structure l'effort : T1a pose le socle Flag Hub avec la fiche client 360° et les missions cross-BU ; T1b finalise la migration vers un CRM moderne (Attio recommandé) avec la synchronisation bidirectionnelle CRM ↔ Flag Hub ; T2 couvre les briques avancées (campagnes push VC / Gravity, dashboards transverses, enrichissement, Brevo).
Les 7 briques fonctionnelles.
Pour chaque processus étudié, une carte synthétique qui rassemble le contrat (constats clés), l'objectif (vision cible) et la valeur attendue.
Les sections ci-dessous correspondent aux sept processus fonctionnels audités. Chacune est qualifiée par sa priorité (🔴 P0 critique · 🟠 P1 important · 🟢 P2 nice-to-have) et décrit synthétiquement les irritants identifiés, la vision cible structurée en volets, et les bénéfices opérationnels attendus. Le détail fonctionnel complet (EPICs, user stories, schémas de flux, chiffres clés) est disponible dans la note de restitution complète.
① Commerce, support commercial & onboarding client
🔴 P0La porte d'entrée de tous les nouveaux clients FLAG : un CRM sous-exploité, trois saisies redondantes, un pilotage à la « précision de la voyance ».
- Triple saisie systématique entre Lemlist, Airtable et HubSpot — sans flux automatisé, alors même que ~80% des prospects passent par Lemlist
- Pipeline CRM non conforme aux bonnes pratiques — 16+ stages hétérogènes mélangent sources d'acquisition, qualifications par BU, zones de rétention et statuts post-signature ; les deals ne sont jamais formellement clôturés en Won/Lost et la « sandbox » stocke ~245 deals dormants
- Aucune visibilité sur le carnet de commandes prospectif — pas de montant de deal estimé ni de pondération renseignés ; le pilotage se fait au feeling, sans projection à 3 ou 6 mois
- Constitution des listes de diffusion artisanale et risquée — Ludivine n'a aucun moyen automatisé d'exclure les clients existants de ses campagnes Lemlist ; les listes sont envoyées à Casimir, Morgane et Steven pour relecture manuelle nom par nom. La base prospects est éclatée entre 5+ outils (~110K contacts Lemlist vs 4 645 HubSpot) avec une qualité très hétérogène
- Un système qui repose sur la vigilance individuelle — Morgane consacre 30 min à 2h/semaine à scanner les agendas pour détecter les nouveaux RDV ; la passation commerce → prod est purement orale, « demi-heure après tout le monde a oublié »
- Acquisition & qualification automatisée — les trois canaux (Outbound Lemlist, Inbound, Deal Sharing) alimentent le CRM avec un minimum de saisie manuelle, via une nomenclature de campagnes standardisée et des triggers de création de deals
- Pipeline commercial linéaire — un cycle de vente clair en 7 stages (Nouveau → RDV 1 Planifié → RDV 1 Réalisé → Qualification → Pré-signature → Won / Lost), où les sources, BU cibles, ICP et montants deviennent des propriétés structurées du deal et non plus des stages déguisés
- Gestion automatisée des exclusions de campagne — l'exclusion se fait au niveau de l'entreprise ; toute société liée à un deal Won ou en cours au-delà d'un certain stage est automatiquement taggée dans le CRM ; un workflow vérifie les listes Lemlist avant l'envoi, supprimant la relecture manuelle
- Passation formalisée — au passage en Won, la fiche client et les missions sont créées automatiquement dans le Flag Hub avec tout le contexte commercial ; les chargés de prod accèdent à l'information sans dépendance à un interlocuteur unique
Fin de la triple saisie, de la vérification manuelle des agendas et de la relecture nom par nom des listes de diffusion
Pilotage commercial réel : visibilité prospective sur le carnet de commandes, taux de conversion par canal/campagne mesurables
Passation fluide commerce → prod sans perte de contexte ni dépendance à un point de mémoire unique
② Production FIN / RED
🔴 P0Le cœur du métier de FLAG (90-100% du CA), opéré par 6 STMs sur 166 clients actifs depuis un Google Sheet maîtrisé quasi-exclusivement par une seule personne.
- FlagHub aux limites de ce qu'il peut absorber — l'outil atteint un plafond structurel : UX/UI contrainte par le format tableur, performances dégradées qui empêchent l'implémentation de nouvelles macros ou features, impossibilité de mettre en place des workflows d'alertes, notifications et relances pour animer la production
- Dépendance forte à Casimir et qualité des données dégradée — 130+ variantes de type de contrat RED, 70 lignes sans client en FIN, 51% des montants validés vides, 44 missions RED avec dispositif inconnu. La mise à jour annuelle des ~100 missions RED se fait encore en copier-coller manuel. « Si jamais moi je me barre ou si jamais il y a 2000 clients demain, ce sera plus du tout gérable comme ça » — Casimir
- Outils satellites parallèles chez certains STMs — en complément du FlagHub, certains STMs maintiennent leurs propres Excel ou Trello personnels ; le contexte client est fragmenté et les mises à jour ne remontent pas toujours dans le FlagHub
- Suivi RED qui mélange statuts et tâches — les colonnes confondent phases, jalons et déclencheurs de facturation. Les Demandes d'Information du SIE (30% des dossiers RED, délai légal 1 mois) sont notées dans des colonnes libres sans alerte — risque de dépassement du délai et perte de couverture assurance
- Déconnexion totale CRM → Production & perte de contact post-mission — à la signature, le client disparaît du CRM ; les conditions contractuelles sont ressaisies à la main. Et entre deux missions, plusieurs mois sans contact structuré, alors que le revamp est 2-3× plus rentable qu'une première mission
- Continuité CRM → Production — à la signature d'un deal Won, la fiche client est créée automatiquement dans le Hub avec les BU activées, les conditions contractuelles et l'historique commercial transmis
- Architecture Client → Mission → Dispositif & création automatique des missions — pour le RED, les ~100 missions de l'exercice sont générées automatiquement chaque année pour tous les clients actifs ; pour le FIN, une mission brouillon est instanciée à la signature et précisée au diagnostic
- Pilotage STM & transversal Casimir — chaque STM ouvre l'outil sur sa vue portefeuille quotidienne ; une to-do personnelle intégrée sert de vecteur d'adoption ; Casimir dispose d'une vue macro transversale avec alertes DI en rouge (deadline J+30)
- Alertes, notifications et relances automatisées — la couche d'animation de la production que le FlagHub ne peut pas offrir : alertes DI, dates limites CERFA, déclencheurs de facturation, relances versement, reprise de contact automatique à +6 mois post-mission
- Continuité Production → Facturation & Reporting — les événements de production déclenchent automatiquement les lignes de facturation ; prévisionnel de CA consolidé FIN + RED ; reporting sur la santé des portefeuilles STM
Fin du single point of failure sur Casimir : la production devient observable, transmissible et scalable au-delà de 200 clients
Sécurisation du cycle RED : missions générées automatiquement, DI tracées avec alerte J+30, fin du risque assurantiel
Continuité de bout en bout : fin des ruptures CRM → Prod → Facturation, captation du revamp post-mission
③ Production Equity & NanoVC
🟠 P1Deux activités complémentaires stratégiques pour l'acquisition 2026 : Equity (levée via Gravity + pushs VC) et NanoVC (véhicule d'investissement propre). Aujourd'hui opérées sur des outils silotés, avec une base investisseurs massive mais inexploitée.
- Outils silotés et double saisie CRM ↔ Airtable — le Kanban Airtable de suivi Equity n'est connecté ni à HubSpot ni à Brevo/Lemlist : les mises à jour client se font deux fois, les résultats de campagne ne remontent nulle part
- Base investisseurs fragmentée, hétérogène et sous-exploitée — 22 300 contacts dans la base Equity + ~6 000 dans la base VC/Deal Sharing, sans lien entre les deux. Seuls ~2 000 contacts (opt-in Gravity) sont réellement actifs. Résultat : ~40% de taux de déchets sur le premier push VC
- Constitution des listes de diffusion artisanale — export manuel CSV depuis Airtable, concaténation Excel des colonnes email, puis import dans Brevo ou Lemlist. Chronophage et source d'erreurs à chaque campagne
- Dette technique massive dans Airtable — tables, interfaces et automatisations créées par d'anciens collaborateurs, non comprises ni utilisées par l'équipe actuelle (52 000 lignes historiques non maintenues). Ludivine ne se sert pas des interfaces existantes et travaille directement dans les tables
- NanoVC intégralement sur Google Sheets & WhatsApp — aucune traçabilité des décisions Go/NoGo, pipeline non centralisé, reporting LPs non scalable. Bloquant pour l'ambition de passage à 50-100 LPs actifs
- Flag Hub — suivi des missions Equity et des commits — Murielle crée et suit ses missions Equity dans le même outil que FIN/RED/DAF, sur une fiche client unique. Chaque mission porte un suivi des commits structuré (investisseur, fonds, montant, statut) alimentant prévisionnel et facturation. Alerte automatique à Casimir dès qu'une mission Equity atteint un stade avancé
- Airtable assaini — workbench campagne et knowledge investisseur — point d'entrée unique des données de campagne (Lemlist + Brevo synchronisés), stock investisseurs nettoyé (fusion BA + VC), enrichissement des profils, constitution directe des listes
- Flux de données en deux étapes — Lemlist/Brevo → Airtable (tous les résultats de campagne) → Flag Hub (uniquement les commits qualifiés, créés par Murielle au niveau de la mission)
- Simplification des interfaces Airtable — reconstruction à partir des usages réels, suppression des tables orphelines, vues personnalisées par membre
- NanoVC comme embranchement du pipeline commercial (T2) — qualification via stages dédiés dans le CRM (Pré-comité → Comité → Go/NoGo). Au Go, la startup devient un client avec une mission NanoVC dans le Hub, et le deal commercial continue en parallèle pour les services FLAG
Données de campagne exploitables : le taux de déchets des pushs VC baisse significativement, la segmentation devient data-driven
Fiche client unifiée cross-BU : une levée réussie déclenche immédiatement les opportunités FIN/RED en aval
Scalabilité NanoVC : sortie du GSheet + WhatsApp, cible 50-100 LPs actifs atteignable avec reporting automatisé
④ Facturation & encaissements
🔴 P052 jours de délai moyen de paiement (cible : 15), un suivi des relances tenu sur un cahier papier, une réunion hebdomadaire d'1h+ qui reconstitue des informations déjà connues : la facturation concentre les irritants les plus impactants sur la trésorerie.
- Incertitude structurelle sur le moment de facturer — FLAG ne sait pas quand le client a touché son financement BPI (2 semaines à 3 mois d'incertitude) ni son CIR/C2I (6 à 8 mois). Les relances sont chronophages et aléatoires, et pour le RED la facturation se fait au 31/12 par défaut en espérant que ça passe
- Déconnexion FlagHub ↔ Pennylane — numéros de facture recopiés à la main, statuts mis à jour manuellement, encaissements tracés manuellement. Les libellés saisis manuellement génèrent 7,6% d'avoirs (100 sur 1 311 lignes)
- Absence de traçabilité centralisée des relances — historique réparti entre un cahier papier, des commentaires FlagHub et des échanges Slack. La réunion du lundi (1h+ × 4 personnes) passe l'essentiel du temps à « se redire des choses qu'on s'est déjà dites »
- Encaissements partiels non gérés en temps réel — les factures fractionnées restent ouvertes jusqu'au paiement total, décalage sur le calcul des primes salariales
- STMs sans accès aux factures — Pennylane (accès restreint) et Google Drive non accessibles aux STMs, aucune visibilité sur les impayés avant de lancer une nouvelle mission
- Facturation déclenchée par les événements de production — chaque événement (chiffrage validé, CERFA déposé, accord BPI, décaissement confirmé) génère automatiquement une alerte de facturation dans le Flag Hub avec montant suggéré depuis les conditions contractuelles
- Synchronisation bidirectionnelle Flag Hub ↔ Pennylane — libellé généré automatiquement (ID mission + produit + année) et poussé vers Pennylane ; numéro de facture, statuts et encaissements (y compris partiels) remontent automatiquement dans le Hub
- Confirmation de décaissement & relance semi-automatique — collecte systématique des codes BPI/SIE dans les contrats (prérequis process) + rappels programmés dans le Hub à partir des dates théoriques de décaissement
- Traçabilité des relances via un fil de commentaires partagé — chaque action loguée dans le feed de la fiche facture, visible par Leti, Casimir et Benoît. Pennylane reste l'outil d'envoi (templates J-2/J+2/J+9/J+16), le Hub porte la couche traçabilité
- Vue STM & encaissements partiels en temps réel — alerte bloquante sur les factures en retard avant nouvelle mission ; encaissements partiels alimentent immédiatement le calcul des primes
Impact direct sur la trésorerie : réduction du délai moyen de paiement de 52j vers 30j puis 15j
Détection au plus tôt des versements BPI et CIR/C2I : fin de la période aveugle de 2 semaines à 8 mois
Fin du point aveugle encaissements : STMs pilotent en connaissance de cause, primes sur données à jour
⑤ Activité DAF part-time
🟠 P1Une nouvelle BU lancée en 2026, des premiers clients attendus dès mi-avril, et aucun outil pour piloter la charge, tracer les livrables ou déclencher la facturation mensuelle. L'outil doit être prêt le jour 1.
- Activité opérée sans outil dédié — le modèle opérationnel est entièrement théorique au moment du cadrage, process imaginé en atelier mais non éprouvé sur des clients réels
- Aucun suivi structuré des missions et livrables — pas de trace de ce qui a été construit ou livré chez chaque client. « Steven est en vacances. Moi je fais la passation pendant ses deux mois de vacances. Ça ne m'emballe pas » — Charlotte
- Pas de vue de staffing ni de déclaration des temps — impossible de visualiser la charge, de comparer temps vendu vs temps consommé, ou de détecter les dérives de périmètre
- Modèle de facturation distinct des autres BU — abonnement mensuel à échéance fixe, avec deux offres récurrentes (Structure 2 j/mois × 6 mois, Croissance 5 j/mois × 12 mois) et des missions spot (50% signature / 50% livraison). Le calcul de fin de mois se fait manuellement
- Continuité CRM → Mission DAF — à la signature, une mission est créée automatiquement avec type d'offre, TJM, jours vendus, dates d'engagement
- Suivi des missions avec milestones structurés — chaque mission porte une séquence de livrables avec statut et date cible (Setup / Production / Run). Fiche mission centralisée pour passation immédiate entre consultants
- Vue staffing & portefeuille consultant — vue individuelle de la charge projetée, vue macro pour Benoît/Steven sur le taux de staffing et la capacité d'absorption
- Déclaration des temps hebdomadaire — interface simple (missions × semaines), notification Slack chaque vendredi, verrouillage à l'émission de la facture. Permet calcul de marge et détection des dépassements
- Facturation mensuelle automatisée — projets de factures générés en fin de mois (TJM × jours vendus) pour les missions récurrentes, validation Steven/Charlotte, émission Pennylane. Flux dédié pour les missions spot (50/50)
Un outil opérationnel dès le jour 1 — pas de période de tâtonnement, les premiers clients onboardés dans un environnement structuré
Scalabilité du modèle — atteindre l'objectif 6-7 clients 2026 (~144K€ CA potentiel) sans sur-charge opérationnelle
Data-driven sur la rentabilité — détection des dépassements, justification des upsells, ajustement des offres
⑥ Gestion administrative & RH
🟠 P1Pas de SIRH, des données salarié dispersées entre 4 outils, une navette paie entièrement manuelle et des primes calculées en urgence deux fois par an. Un fort bénéfice attendu sur la transparence interne et l'autonomie des équipes.
- Données RH dispersées dans 4+ outils sans vue consolidée — FlagHub, Google Drive, coffre-fort numérique, Slack et emails. Les salariés n'ont pas d'espace personnel pour accéder à leurs propres informations
- Gestion des congés 100% manuelle — Laetitia envoie chaque mois un email aux 15 salariés pour reconstituer les absences avant la navette. Aucune vue en temps réel des compteurs CP/RTT
- Versions contractuelles multiples, version active non identifiable — pour chaque salarié, plusieurs versions du contrat coexistent dans le Google Drive, risque juridique et stress lors des demandes urgentes
- Calcul des primes manuel sans visibilité temps réel — le lien avec les encaissements n'est pas automatisé, calcul fait en urgence deux fois par an, les salariés ne savent pas ce qu'ils ont accumulé au fil de l'eau
- Registre du personnel unifié — source de vérité unique alimentant toutes les briques (congés, primes, affectation). Organigramme et trombinoscope générés dynamiquement, tableau de bord RH temps réel
- Congés & RTT digitalisés — demande depuis l'espace salarié, validation manager en un clic, compteur CP/RTT temps réel, alertes avant dates butoirs (1er mai, 31 décembre)
- Navette paie & gestion documentaire — navette générée automatiquement depuis les absences enregistrées ; un seul document actif par type (contrat, avenant), versions antérieures archivées
- Primes calculées en temps réel depuis les encaissements — chaque salarié voit sa prime accumulée depuis le 1er janvier, mise à jour automatique. Prérequis : brique Facturation opérationnelle
Transparence et autonomie des salariés : levier direct de satisfaction interne
Charge mensuelle de Laetitia considérablement réduite : fin de la collecte email, navette automatisée
Fiabilité juridique : un seul document actif par type, registre à jour, compteurs fiables
⑦ Marketing & Communication
🟢 P2Un processus qui fonctionne aujourd'hui en binôme avec un stock de posts 3 mois à l'avance, mais dont la montée en charge (NanoVC, comptes perso des associés, multi-canaux) est freinée par des outils silotés. ROI à court terme faible, mais scalabilité éditoriale à préparer.
- Calendrier éditorial non partagé — tenu sur un Excel personnel de Morgane, invisible pour l'équipe. Impossible de donner de la visibilité sur le planning ou de coordonner d'autres contributeurs
- Gestion multi-comptes LinkedIn absente — publication manuelle compte par compte, frein direct à la montée en charge avec les comptes perso des associés et la page NanoVC
- Listes de diffusion email fragmentées — dispersées entre Brevo, HubSpot et des fichiers manuels. Temps de consolidation à chaque campagne (2-3 fois/an), risque d'envoi à la mauvaise cible
- Actualités startups non tracées — les news du portefeuille arrivent de façon informelle et ne sont stockées nulle part. Opportunités de communication manquées ou traitées avec retard
- Hub éditorial partagé — calendrier et bibliothèque accessibles à toute l'équipe (Notion recommandé en T2), filtrables par thème/compte/statut, avec validation en un clic par les associés
- Planification et publication multi-comptes — outil de scheduling dédié (Buffer / Taplio / Publer à évaluer), planification centralisée page FLAG + page NanoVC + comptes perso associés
- Listes de diffusion adossées au CRM — audiences extraites directement depuis le CRM par filtre, pas reconstituées manuellement à chaque campagne
- Actualités startups tracées dans la fiche client — les news (levées, articles) notées dans la fiche Flag Hub et remontées dans un fil accessible à Morgane
Scalabilité éditoriale : montée en charge NanoVC et multi-comptes associés sans alourdir le binôme
Fin du risque d'erreur sur les listes email : audiences propres, filtrées, extraites du CRM
Capitalisation sur les actualités du portefeuille : les news alimentent le contenu éditorial
ROI estimé.
Trois dimensions de valeur : des gains de temps opérationnels, des gains financiers directs, et des gains structurants long terme.
Le ROI d'un tel projet se mesure sur trois dimensions : les gains de temps opérationnels (mesurables et extrapolables depuis l'audit), les gains financiers directs (trésorerie, captation revamp), et les gains structurants long terme (non chiffrables mais déterminants pour la trajectoire de FLAG).
Les chiffres présentés ci-dessous sont des estimations construites à partir des mesures issues de l'audit et d'hypothèses raisonnables sur les gains de productivité attendus. Ils seront précisés en phase de cadrage projet.
L'audit a mis en évidence deux catégories de gains de temps.
Des gains mesurés directement sur quelques postes chronométrés pendant les ateliers — réunion facturation du lundi (~11 J/H/an), suivi des relances par Laetitia (~9 J/H/an), check manuel des agendas par Morgane (~6 J/H/an).
Des gains extrapolés sur les nombreux postes non mesurés mais évoqués comme significatifs : triple saisie commerciale entre Lemlist / Airtable / HubSpot, double saisie des STMs entre FlagHub et leurs Excel personnels, recherche d'informations éparpillées entre les outils, mises à jour manuelles entre FlagHub et Pennylane, constitution des listes de diffusion, navette paie, copier-coller annuel des missions RED, collecte d'absences par email, etc.
En consolidant ces deux catégories, nous estimons le gain global à :
Ce gain ne se traduit pas mécaniquement par une réduction d'effectif : il correspond à une capacité opérationnelle libérée, à redéployer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (développement commercial, upsell cross-BU, structuration DAF, revamp clients, etc.).
Accélération de l'encaissement client
Le délai moyen de paiement actuel est de 52 jours (cible interne : 15 jours). Le problème principal n'est pas le délai de règlement lui-même, mais l'incertitude sur le moment de déclencher la facturation — FLAG ne sait pas quand le client a reçu son décaissement BPI ou CIR/C2I, ce qui génère plusieurs semaines à plusieurs mois de latence sur l'émission des factures.
Le projet agit sur deux leviers : la détection au plus tôt des décaissements via la collecte systématique des codes BPI/SIE et les relances programmées (les factures sont émises dès le versement client plutôt qu'au 31/12 par défaut pour le RED ou après plusieurs semaines d'incertitude pour le FIN), et l'automatisation du cycle facturation (événement de production → alerte → émission Pennylane) qui supprime les délais de ressaisie manuelle.
Impact attendu : réduction du délai moyen de paiement vers 30 jours dans un premier temps, puis 15 jours à terme. À l'échelle d'un CA de ~1,5 M€, chaque jour gagné représente ~4 100 € de BFR libéré. Une réduction de 52 jours à 30 jours représenterait ainsi de l'ordre de 90 000 € de trésorerie captée plus tôt — non récurrent mais structurant pour le pilotage cash.
Captation du potentiel de revamp
Aujourd'hui, les clients sortis de mission sont régulièrement perdus au profit des concurrents faute de contact structuré. Or le revamp est 2 à 3× plus rentable qu'une première mission. Le timer de reprise de contact automatique à +6 mois post-mission et la continuité CRM → production permettent de capter une part significative de ces opportunités aujourd'hui invisibles. Même avec un gain de captation de 10 à 20% sur le portefeuille post-mission, l'impact sur le CA récurrent est significatif et croît avec le volume.
Au-delà des gains de temps et de trésorerie, le projet adresse des dimensions stratégiques dont la valeur est difficile à monétiser mais déterminante pour la trajectoire de FLAG :
- Scalabilité des outils et de l'organisation — encaisser la croissance (300+ clients, montée en charge DAF et NanoVC) sans multiplier les recrutements ni saturer les équipes
- Pilotage data-driven — visibilité prospective sur le carnet de commandes, taux de conversion par canal mesurables, prévisionnel de CA consolidé, fin de la « précision de la voyance » comme mode de pilotage
- Meilleure maîtrise de la donnée — une source de vérité unique, des référentiels propres, des reportings fiables et accessibles à tous les niveaux de l'organisation
- Fin du single point of failure — la production n'est plus otage de la maîtrise quasi-exclusive du FlagHub par Casimir ; les passations deviennent fluides, la mémoire d'entreprise est capturée dans l'outil
- Captation des opportunités cross-BU — un client Equity identifié comme prospect FIN/RED au bon moment, un prospect DAF croisé avec son historique, fin des opportunités d'upsell invisibles
- Recentrage des équipes sur la valeur ajoutée — moins de saisies, moins de recherches d'information, moins de réunions de reconstitution ; plus de temps sur le développement commercial, l'expertise métier et la relation client
- Tranquillité d'esprit des founders et des équipes — le système ne repose plus sur la vigilance individuelle de quelques personnes-clés ; la charge mentale liée à la peur d'oublier une relance, une DI ou un livrable s'efface
- Transparence interne — espace salarié, primes calculées en temps réel, congés en un clic : un levier de satisfaction et de fidélisation des équipes
Démo du Flag Hub.
Un aperçu interactif du concept de Flag Hub, pour visualiser ce à quoi ressemble l'outil cible — fiche client 360°, missions cross-BU, facturation, reporting.
Démo interactive présentée sur place
La démo du Flag Hub est présentée lors de la restitution en direct pour permettre la démonstration des interactions, la navigation entre les briques et l'illustration concrète des parcours utilisateur (STM, Casimir, Laetitia, Steven).
Stratégie
d'implémentation.
Un projet structuré en deux temps, pour délivrer de la valeur rapidement sur le cœur opérationnel, puis étendre sur les chantiers secondaires.
Le phasage T1a → T1b → T2 reflète la hiérarchie des enjeux identifiés dans l'audit. T1 adresse l'ensemble des irritants P0 — ceux qui pèsent directement sur la capacité opérationnelle et la trésorerie de FLAG. T2 adresse les extensions et les chantiers secondaires — ceux qui démultiplient la valeur une fois le socle en place.
Outil de production sur-mesure
Le socle qui remplace le FlagHub Google Sheet et devient la source de vérité de la production cross-BU.
- Référentiel client cross-BU — fiche client unique partagée par toutes les BU, héritée du CRM
- Suivi des missions — architecture Client → Mission → Dispositif, création automatique des missions RED annuelles, vues STM et macro Casimir
- Facturation & encaissements — déclenchement depuis les événements de production, sync bidirectionnelle Pennylane, traçabilité des relances
- Prévisionnel & reporting consolidé — carnet de commandes, santé des portefeuilles STM, pilotage direction
- Gestion RH — registre, congés, navette paie, calcul des primes temps réel
- Activité DAF part-time — suivi de missions, déclaration des temps, staffing, facturation mensuelle
Couche commerciale & connexions
En parallèle du T1a, une refonte de la couche commerciale : migration Attio et connexions Lemlist + agenda.
- Migration HubSpot → Attio — reprise légère de l'historique (données HubSpot très pauvres actuellement)
- Pipeline commercial restructuré — stages linéaires, clôture systématique Won/Lost, propriétés structurées (sources, BU cibles, ICP, montants)
- Sync CRM ↔ Lemlist — création auto deals à la marque d'intérêt, exclusions campagne au niveau entreprise
- Sync Google Calendar ↔ CRM — création auto deal à la prise de RDV
- Passation CRM → Flag Hub — un deal Won crée automatiquement le client et les missions dans le Hub
- Connexion DocuSign — envoi contrat depuis le CRM, stockage dans le Hub
Extensions & assainissement
Une fois le socle en production, les extensions qui démultiplient la valeur sur les activités en croissance.
- Campagnes Equity — suivi des Push VC et Gravity BA dans le Flag Hub
- Deal sharing — workflow fonds partenaires intégré au Hub
- Suivi prod NanoVC — pipeline startups et gestion des LPs
- Nettoyage base VC / BA — déduplication, séparation stock vs actifs, simplification de l'architecture email
- Enrichissement automatique — connexions LinkedIn, Clay, Attio pour actualiser les profils investisseurs
- KPI & portail client — analytics avancés et self-service client
- Marketing & communication — hub éditorial (Notion ou custom), publication multi-comptes LinkedIn, listes de diffusion depuis le CRM
Pourquoi Attio comme nouveau CRM ?
HubSpot est aujourd'hui sous-exploité (4 utilisateurs actifs sur 15, pipeline à 16+ stages non linéaires, aucun suivi d'activité structuré). La question n'est pas tant technique que stratégique : quel CRM accompagne FLAG sur les 5 prochaines années, avec un coût maîtrisé, une UX moderne et une architecture flexible capable d'absorber les spécificités cross-BU ?
Notre recommandation se porte sur Attio pour six raisons concrètes :
Points d'arbitrage ouverts
- Base investisseurs — centraliser les investisseurs actifs dans le CRM (vision relationnelle unifiée) ou maintenir une base Airtable assainie (flexibilité des filtres complexes, volumes importants). Une réponse hybride est possible via la distinction stock vs actifs
- Deal sharing — intégrer le workflow dans le Flag Hub en T2 (connexion directe au cycle de vie des missions) ou le maintenir sur Airtable connecté (workflow maîtrisé par l'équipe, moins de développement)
- Module éditorial Marketing — outils SaaS dédiés (Notion + Buffer/Taplio) ou module intégré au Flag Hub
Build & Run.
Le modèle CSaaS d'Alfred : une phase Build pour construire, une phase Run pour faire vivre — sans rupture ni surcoût à mesure que les besoins évoluent.
Concevoir & mettre en production
~3 à 4 mois · cadrage inclus
La phase Build mobilise les expertises Alfred (product, design, tech, data) pour construire le Flag Hub sur-mesure : modélisation des données, conception des interfaces, intégrations, tests, mise en production. Livraison en lots pour obtenir des retours concrets en continu.
- Cadrage détaillé & modélisationKick-off avec Tony, modèle de données, priorisation des lots, maquettes fonctionnelles
- Développement par lotsFiche client 360°, Missions FIN/RED, Facturation, DAF, RH — chaque lot testé en conditions réelles
- IntégrationsPennylane, DocuSign, passerelle CRM — au fil de la construction des lots concernés
- Mise en production & formationBascule des équipes sur le Hub, documentation par profil utilisateur, sessions de formation STM/Casimir/Laetitia
Faire vivre & évoluer
En continu · sur toute la durée de l'engagement
Le Flag Hub est un outil vivant. La phase Run assure la maintenance, le support, l'évolution continue sur la base des retours d'usage réels, et l'accompagnement régulier de l'équipe pour maximiser l'adoption et la valeur captée.
- Support réactifCanal Slack dédié, réponse sous 24h ouvrées, bug tracking transparent
- Meeting mensuel avec TonyRevue usages, retours équipe, roadmap d'évolutions, arbitrages
- Évolutions continuesMicro-ajustements UX, nouvelles vues, améliorations fonctionnelles sur les briques existantes
- Analytics d'usageIdentification des fonctionnalités sous-utilisées, pilotage de l'adoption, priorisation data-driven
Investissement.
Un modèle CSaaS sans coût par utilisateur pour l'outil de production, complété d'une régie ciblée pour le setup commercial.
La proposition s'articule en deux volets cohérents avec la stratégie d'implémentation : le Flag Hub sous forme d'abonnement CSaaS qui couvre la conception, le développement et l'accompagnement continu dans la durée ; le setup commercial en régie, facturé au temps passé pour rester aligné avec le périmètre réel des travaux à mener.
① Flag Hub — Abonnement CSaaS
Trois formules pour adapter l'engagement à votre trajectoire.
12 mois
24 mois
24 mois
Ce qui est inclus dans toutes les formules
- Conception, développement et maintenance continue du Flag Hub
- Utilisateurs illimités — le prix ne bouge pas quelle que soit la taille de l'équipe
- Support < 24h (jours ouvrés) via canal Slack dédié
- Meeting mensuel de suivi avec Tony (Co-fondateur & CPO)
- Évolutions produit continues sur les briques existantes (micro-ajustements, nouvelles vues, améliorations UX)
- Analytics d'usage pour identifier les fonctionnalités sous-utilisées
- Documentation intégrée et formation par profil utilisateur
Notre recommandation : Formule B · 24 mois
L'engagement 24 mois s'inscrit naturellement dans la trajectoire de FLAG (montée en charge DAF, scalabilité à 300+ clients, intégration NanoVC en T2). Le Flag Hub est un outil structurant qui déploie sa valeur dans la durée — et le format 24 mois permet d'absorber sans friction les extensions T2 dès que le socle T1 est stabilisé.
② Setup commercial — Régie T1b
Le setup de la couche commerciale, facturé au temps passé.
Périmètre couvert
- Setup Attio — configuration des objets, pipelines, propriétés structurées, droits utilisateurs
- Migration HubSpot → Attio — reprise de l'historique existant
- Connexion Lemlist ↔ Attio — création automatique de deals à la marque d'intérêt, workflow d'exclusions de campagne au niveau entreprise
- Connexion Google Calendar ↔ Attio — création automatique de deal à la prise de RDV
- Passation Attio → Flag Hub — création automatique du client et des missions au passage en Won
- Connexion Attio → DocuSign — envoi des contrats, stockage dans la fiche client du Hub
- Formation équipe FLAG sur le nouveau CRM et les nouveaux workflows
Le nombre de jours exact est précisé lors du cadrage projet en début de mission, en fonction de la profondeur de personnalisation souhaitée sur Attio et de la complexité des workflows d'automatisation.
③ Extensions T2
Non chiffrées à ce stade
Les extensions T2 (suivi des campagnes Equity/NanoVC, assainissement Airtable, dashboards transverses CRM ↔ Production) ne sont pas chiffrées à ce stade. Leur périmètre et leur chiffrage seront précisés après la mise en production du T1, une fois le socle stabilisé et les usages réels mesurés.
④ Synthèse investissement Y1
| Poste | Formule A | Formule B · reco | Formule C |
|---|---|---|---|
| CSaaS Flag Hub Y1 | 49 200 € | 42 000 € | 42 000 € |
| Régie T1b (médiane 15 j × 850 €) | 12 750 € | 12 750 € | 12 750 € |
| Total Y1 estimé | ~61 950 € | ~54 750 € | ~54 750 € |
Calendrier
de mise en production.
De la signature à la mise en production des premiers lots : un rythme construit pour livrer de la valeur rapidement et éprouver le Hub en conditions réelles.
Le calendrier est indicatif — il sera ajusté lors du cadrage détaillé en début de mission en fonction des priorités retenues, de la disponibilité des équipes FLAG et du découpage fin des lots.
Votre équipe dédiée.
Deux co-fondateurs Alfred engagés de bout en bout sur FLAG : Tony en supervision produit sur toute la durée du projet, Théo sur les aspects admin et financiers — avec un accompagnement direct, sans intermédiaire.
Tony Pineiro
Tony supervise le produit sur toute la durée du projet FLAG : il sécurise les orientations stratégiques, arbitre les décisions structurantes, anime les revues régulières avec la direction FLAG et garantit la cohérence du Flag Hub avec vos enjeux métier. Interlocuteur privilégié en phase Build et tout au long du Run pour le suivi mensuel et la roadmap d'évolutions.
Théo
Théo gère les aspects contractuels, administratifs et financiers de la mission : établissement des contrats, facturation, suivi budgétaire, conditions et modalités. Il assure la fluidité opérationnelle côté Alfred pour que Tony et l'équipe produit restent pleinement focalisés sur la construction et le run du Flag Hub.
L'équipe opérationnelle de build (product builders, développeurs, designer) est mobilisée par Alfred selon les besoins des lots. Sa composition est arbitrée par Tony à chaque étape, avec la possibilité de renforcer ou ajuster les profils au fil du projet.
L'équipe produit est accompagnée de bout en bout par les founders Alfred. Pas de hiérarchie à traverser pour arbitrer — .
Pourquoi Alfred
plutôt que garder la stack actuelle ?
Votre alternative principale, c'est de garder la stack actuelle et de continuer à la faire évoluer par vous-mêmes. Voici concrètement comment les deux options se comparent.
| Critère | Stack actuelle HubSpot + FlagHub GSheet + Airtable + Excel |
Alfred CSaaS Flag Hub sur-mesure + régie ciblée |
|---|---|---|
| Adapté à votre métier 5 BU · missions FIN/RED · Equity · DAF · NanoVC |
Vous avez bricolé un FlagHub GSheet qui tient, mais chaque BU a sa propre logique et ses propres outils. Aucune fiche client cross-BU. | Construit autour de vos 5 BU : fiche client 360°, missions FIN/RED avec dispositifs, Kanban Equity, DAF staffé au TJM, NanoVC structuré |
| Vision client 360° cross-BU · historique complet |
Éclatée entre 4 outils — il faut mémoriser qui est en discussion sur quelle BU, personne n'a de vue consolidée sur un client | Fiche client unique partagée par les 5 BU : historique commercial, missions en cours, encaissements, alertes cross-BU |
| Scalabilité à 300+ clients | Bloquée — performances GSheet dégradées, pas d'alertes/workflows, UX tableur qui sature, maintenance qui repose sur une seule personne | Prévue dès la conception : architecture pensée pour la montée en charge, aucune limite technique, mémoire dans l'outil |
| Continuité commerce → prod | Rupture orale — « demi-heure après tout le monde a oublié » (Benoît), ressaisie manuelle des conditions contractuelles en prod | Passation automatique Attio → Flag Hub au Won, avec tout le contexte commercial transmis sans ressaisie |
| Coût réel outils + temps perdu |
Licences Airtable, HubSpot, Lemlist, Pennylane + coût caché en temps perdu (1 à 2 ETP/an soit 75 à 155 K€) en saisies multiples, coordination, relances manuelles et recherche d'informations éparpillées | Abonnement CSaaS à prix fixe, utilisateurs illimités, temps libéré redéployé sur les activités à forte valeur ajoutée |
| Évolutivité | Chaque évolution alourdit la stack — dette technique qui s'accumule, équipe saturée par la maintenance opérationnelle | Évolutions continues incluses dans le CSaaS — l'outil s'adapte à vos usages réels, sans effort de maintenance côté FLAG |
| Accompagnement | Aucun accompagnement transverse — vous êtes seuls face à 4 outils, chacun avec son support standard | Meeting mensuel avec Tony (co-fondateur dédié en supervision produit), analytics d'usage, backlog priorisé avec vous |
| Délai de mise en production | Déjà en place mais ne résout pas vos problèmes. Structurer la stack actuelle = charge lourde que FLAG doit porter seule | Premier lot opérationnel en 8 semaines — construit sur-mesure, Alfred gère la conception et le développement |
Ils nous font confiance.
Une sélection de cabinets, studios et sociétés accompagnés par Alfred sur leur outil de production sur-mesure.
Grâce à la plateforme, on a enfin une vision claire de tous nos prestataires, livrables et projets. On pilote désormais la production, les budgets et les délais bien plus efficacement.
Alfred nous permet de déployer un outil à l'échelle internationale pour plus de 500+ project managers. Nous allons enfin avoir un process et outil commun pour gérer l'ensemble de nos artistes.
À propos d'Alfred.
Un studio product & tech fondé par deux co-fondateurs engagés, qui construit des outils de production sur-mesure pour les organisations de services professionnels.
Nous construisons des outils sur-mesure
parce que les SaaS génériques ne tiennent pas à la réalité du métier.
Chaque organisation développe, au fil du temps, ses propres codes, ses propres processus, ses propres exceptions. Aucun SaaS générique ne capture ça proprement — il s'en approche, puis se brise sur la réalité du terrain. Les équipes contournent, branchent des Excel par-dessus, créent des Trello personnels. La dette technique s'accumule, la mémoire d'entreprise fuit, et le coût réel dépasse largement le prix des licences.
Alfred construit l'outil qui manque : celui qui capture exactement votre métier, qui s'adapte à vos usages réels, et qui évolue avec vous. Pas une plateforme à configurer sur un week-end — un outil conçu avec vous, pour vous, que nous faisons vivre sur la durée.
Conditions.
Transparent, simple, sans surprise.
Vous êtes à 3 étapes
d'un outil qui tourne.
Simple, rapide, sans friction.
Retours & validation
Vous recevez ce document avec la démo. Prenez le temps de naviguer et de nous faire vos retours.
Signature & kick-off
Signature de la lettre de mission, paiement setup. On démarre début juin 2026.
Livraison & Run
Premier lot opérationnel en 8 semaines. Tony supervise le produit du cadrage jusqu'au Run.
Prêts à structurer
la croissance de FLAG.
Proposition du 21 avril 2026 · Démarrage début juin 2026
Échanger avec Tony →Validité de l'offre : 30 jours à compter du 21 avril 2026